新規取引先と契約を締結する際に最低限必要な書類

新規取引先と契約を締結する際に最低限必要な書類

業務委託契約や業務提携契約などを新規の取引先と締結する際に必要な書類には、以下のようなものが挙げられます。

必須書類

・秘密保持契約書（NDA）
取引に先立って、双方が共有する機密情報を保護するための契約書。

・業務委託契約書または業務提携契約書
取引内容や条件を明確に定める契約書。業務範囲や報酬、期間、責任などの重要事項が記載されます。

契約締結前によく使用される書類

契約合意に至る前の段階で、以下の書類を適切に準備し、確認することで、契約内容の不一致や誤解を防ぎ、スムーズな契約締結につながります。

また、双方が条件や期待を明確にするための重要なステップとなります。

ー発注者から受注者へー

・見積もり依頼書
発注者が、受注者に見積もりを依頼するための書面。具体的な条件や価格を提示してもらうために使用します。

・提案依頼書（RFP：Request for Proposal）
発注者が、受注者に対して具体的な提案を依頼するための書面。必要なサービスやスキームを求めます。

ー受注者から発注者へー

・見積書
受注者が、依頼された業務についての価格を提示する書面。条件や数量に応じた費用を明示します。

・提案書
受注者が、発注者の要望に応じたサービスや実行スキームを提案する書面。

このような場合、秘密保持契約書には

「取引の検討を目的として相互に開示し合う秘密情報について」

と、秘密情報の開示目的を明確に記載することが一般的です。

また、検討段階で締結した秘密保持契約を、実際に合意に至り取引が開始された場合にも有効に活用できるようにするため、

「取引に進展した場合には、本契約をそのまま適用する」

という旨の文言を追加することが推奨されます。

このような配慮を盛り込むことで、契約を二度締結する手間を省くとともに、秘密情報の保護を一貫して確保することが可能となります。

秘密保持契約は、取引の透明性を確保し、双方の信頼関係を築くための重要なステップです。

契約書を自社で用意することが重要

新規のクライアントや外注先との間でトラブルを防ぎ、かつ自社にとって有利に取引を進めるためには、契約書を自社で用意することが重要です。

自社主導で契約書を作成することで、契約のイニシアティブを握り、条件を自社に有利に整えることが可能になります。

一般的に、相手方が用意した契約書をもとに交渉を進めることも多いですが、相手の提示した内容を大幅に修正するのは難しい場合が少なくありません。

また、契約を早期に締結したいという焦りから、リスクとなり得る条件をそのまま受け入れてしまうことも起こり得ます。

こうした背景を踏まえると、契約書を自社で準備することは非常に大切です。

たとえば、業務委託契約書では、取引内容や責任範囲を明確にすることで、誤解や争いを防げます。

また、秘密保持契約書においても、相手方に有利な条件が含まれている場合、自社のノウハウや技術が不用意に譲渡されるリスクが生じる可能性があります。

このような取り返しのつかない事態を防ぐためにも、自社のリスクを最小限に抑えた契約内容を事前に整備することが重要です。

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